まず、規則的なファイル名を使用することで、膨大な数の電子文書の中から特定の情報を簡単に素早く見つけ出すことができます。

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例えば、「取引年月日」「取引先名」「取引金額」といった主要な情報をファイル名に組み込むことで、検索時に必要なファイルを迅速に特定できるようになります。